取締役会を開催するには、招集通知を出して、取締役を集めるという手続が必要です。そこには、議題や議案を書かなければならないのでしょうか。また、取締役が集まって、その場で取締役会を開いてしまうことはできないのでしょうか。取締役会が開催された時は、その場で議題や議案を出すことができるのでしょうか。

Ⅰ　取締役会招集通知

取締役会の招集通知について、会社法上の規定はありません。ですので、招集通知の内容は、開催日時と場所さえ伝えるものであれば問題ありません。つまり、会社法上は、議題や議案をあらかじめ特定する必要はないということです。
ここで言う「議題」と「議案」の意味の違いですが、「議題」とは、取締役会の目的事項のことをいい、「議案」とは、議題についての具体的な事項をいいます。具体例を挙げると、「代表取締役選定の件」が「議題」、「取締役Aを代表取締役に選定する件」が「議案」となります。

Ⅱ　定款・取締役会規則に基づく議題特定の効力

会社法上、議題や議案を特定する必要がないと言っても、取締役会の審議の充実を図るためには、事前に議題・議案を通知し、参考資料を配布するのが望ましいと考えられます。
そこで、多くの会社では、定款や取締役会規則において、取締役会を招集する際に、議題を通知するよう定めています。
このような定めがある場合、取締役会招集の際に目的事項である議題を通知しなければ、適法な招集通知があったとは認められないことになります。

Ⅲ　招集通知で特定されていない議題の審議・決議

では、ある議題を審議・決議するとして招集された取締役会において、それ以外の議題を審議・決議することはできるのでしょうか。
結論としては、可能です。定款や取締役会規則において、あらかじめ議題を特定することを要求するのは、取締役会に出席する取締役に事前の準備の便宜を与えるためであり、また、取締役は、業務執行等に関する諸般の事項が議題となり得ることを当然に予想すべきですので、あらかじめ特定された議題に拘束されるものではないと考えられています。

Ⅳ　緊急動議への準備が必要

以上をまとめると、定款や取締役会規則において、招集通知の際に議題の特定を要求する定めがある会社については、議題が特定されていない招集通知は無効となりますが、取締役会では緊急動議（取締役会招集通知で特定されていない事項の審議・決議）も認められることになります。
招集通知発出の時には、定款・取締役会規則に従う時間的余裕があるので、議題の特定が必要であるのに対し、実際の取締役会の時には、迅速・機動的な意思決定が必要となる局面もあることから、緊急動議を認める必要性があるということです。

Ⅴ　まとめ

取締役会は、会社の重要な業務執行の決定機関であり、取締役間で活発な議論が展開されることが期待されています。そのため、あらかじめ用意されていない議題や議案が審議されることもありますが、それについては、法律上問題はありません。
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